Les entreprises qui envoient des commerciaux et des consultants sur le terrain avaient un besoin constant de faire le lien avec leurs équipes mais les différents moyens utilisés jusqu’à présent avaient leurs limites. Le passage à Visual Planning permet de partager les informations de la même façon que si la personne qui consulte les données se trouvait dans l’entreprise.
Transmettre les rapports d’activité en temps réel
Un tel support permet à chaque employé d’indiquer via un fichier spécifique leur avancement dans la tâche qui leur a été attribuée, les clients qui ont été vus et l’organisation prévue pour le lendemain. Avec cette façon de procéder, la direction peut savoir exactement ce qui est fait par chaque employé même lorsqu’il est en déplacement. Les commentaires et conseils peuvent être transmis directement, de même que les nouvelles missions qui vont s’ajouter aux précédentes puisque la personne concernée est parvenue à de très bons résultats.
Un journal avec les heures effectuées sera rempli chaque jour afin de calculer la part des heures normales et les heures supplémentaires qui ont été effectuées. Beaucoup plus pratique que les papiers qui atterrissaient autrefois sur les bureaux des personnes chargées de la paye, Visual Planning offre un moyen de communication clair et efficace. A la fin du mois, il suffira de s’y reporter pour calculer sa paye en ajoutant les majorations prévues pour les heures supplémentaires effectuées. Permettre une meilleure gestion du personnel à distance est un des paris rendu possible par ce logiciel ultra performant.
Créer un tableau de bord personnel
Cet outil est utile aussi bien pour l’ensemble de l’entreprise que pour chaque employé car il est possible de se créer un espace personnel à gérer selon ses besoins. En fonction des tâches à réaliser, des plannings peuvent être créés afin de s’organiser en fonction des contraintes en matière d’horaires et de distance. En utilisant ces modules, l’utilisation du temps de travail sera optimisée puisque la personne concernée saura exactement comment fonctionner pour être efficace et logique. Si les plannings sont organisés à l’avance, le module intégré dans Visual Planning permettra de les consulter à distance.
Communiquer à son chef d’équipe ou à la direction les changements de planning pourra se faire avec les outils à disposition comme la messagerie instantanée et la possibilité d’envoyer des sms de mise à jour au fur et à mesure. Pour connaître l’actualité de l’entreprise, la connexion au flux RSS et l’accès à l’agenda permettra de se sentir toujours comme un membre à part entière. En revenant au siège social, aucun temps de réadaptation ne sera nécessaire pour reprendre ses marques. Tout ce qui s’est passé pendant le déplacement de la personne concerné est parfaitement maîtrisé avec un logiciel connecté.