Journée de la famille, fêtes de fin d'année, reconnaissance des employés seniors, et maintenant "se réunir pour regarder la Coupe du monde" ... Tirez le meilleur parti du comité des événements de votre entreprise Aujourd'hui, dans les grandes entreprises, de nombreux événements sont organisés par un comité. Mais il n'a jamais été facile d'être créatif, d'atteindre les objectifs tout en respectant un budget. Ajoutez à cela la négociation et la conciliation des positions avec de nombreuses personnes différentes ... et la situation devient résolument délicate.
Que faut-il pour que les comités d'organisation d'événements fonctionnent ?
Les grandes entreprises disposent généralement d'un service événementiel et, lorsqu'il s'agit d'organiser une proposition à petite échelle, elles la résolvent sans convoquer un comité. Toutefois, si l'activité est plus importante et nécessite une logistique complexe, les organisations sont obligées de prendre en compte et d'analyser de nombreux aspects différents. Dans ces circonstances, elles décident généralement de créer un comité chargé de définir la partie créative et de faire appel à une société externe pour s'occuper de la logistique (ainsi que du contenu, lorsque celui-ci est trop conceptuel).
La créativité appartient-elle à tout le monde ?
Dans ce type de réunion, il peut y avoir des secrétaires, une personne du marketing, des directeurs d'usine, le responsable des achats, un représentant des ressources humaines, etc. Chaque entreprise a un modèle différent, mais l'idéal est d'impliquer des personnes de différentes générations, avec des parcours et des points de vue différents, afin de tirer parti du modèle mental de chacun et de favoriser l'émergence de nouvelles idées. C'est ainsi que l'on peut garantir la pluralité des opinions, le respect de tous les intérêts et des propositions plus créatives. Mais... bien sûr, jusqu'à ce qu'un résultat soit atteint, les réunions peuvent devenir un véritable champ de bataille. Le défi pour l'organisateur d'événements qui va travailler avec ce comité est d'essayer de tirer le meilleur de chacun pour qu'une idée commune émerge et permette à l'équipe de briller.
Réconcilier les égos
C'est un aspect qui apparaît dans tous les domaines de la vie, et il est très courant que les membres d'un comité soient fiers lorsque l'une de leurs suggestions est prise en compte et mise en œuvre. Cependant, le concept clé du travail d'équipe est d'essayer d'éviter les égos, afin que la décision vienne du groupe et que le résultat soit le mérite de tous. Le comité doit contribuer, donner son avis, proposer et générer des idées. Pour en arriver là, un débat est parfois nécessaire. Mais l'organisateur doit trouver le moyen d'amener l'équipe à formuler une proposition finale, puis à mettre en œuvre une logistique sans faille pour que ce contenu puisse être mis en pratique. C'est pourquoi l'organisateur professionnel qui prend le mandat doit être formé et soutenu par des psychologues sociaux ou des coachs, qui ont l'habitude de travailler avec des équipes, de les aider à résoudre des conflits, à débloquer des situations, à négocier... Une bonne idée est d'organiser au préalable un jeu ou un atelier (un exercice de team building) afin que le comité puisse se détendre et trouver les meilleures idées pour un résultat final optimal pour l'équipe. L'important n'est pas de savoir qui a eu l'idée, mais que l'événement soit un succès pour tout le monde.
Créativité contre sécurité ?
Dans les très grandes entreprises du secteur industriel qui organisent des événements au sein de l'usine, il existe souvent des comités dont les membres sont issus du domaine de la santé et de la sécurité. En général, ces professionnels sont perçus par les personnes d'autres secteurs comme des "empêcheurs de tourner en rond" et s'opposent à la plupart des idées créatives. Mais s'occuper des gens n'est pas une mince affaire. S'il y a un expert en santé et sécurité au sein du conseil d'administration, il peut dire "Nous ne pouvons pas lancer de feux d'artifice sous un toit à moitié ombragé", ou analyser si la nourriture que tout le monde va manger maintient la chaîne du froid.... L'important est d'avoir l'avis de cet expert pour analyser les endroits où les feux d'artifice peuvent être tirés sans risque. L'organisateur de l'événement peut comprendre que votre "non" est un "non de cette façon" et que vous ferez preuve de professionnalisme pour que les choses soient faites correctement.
Organiser un événement
Un autre problème qui se pose souvent dans les comités est que de nombreuses personnes pensent que l'organisation de ce type de proposition est très simple, parce qu'elles en ont fait l'expérience personnelle. S'il est vrai que de nombreuses personnes se sont mariées, ont fêté leur quinzième anniversaire, ont été baptisées ou ont reçu leur diplôme, il faut tenir compte du fait que les entreprises ont des formulaires, des modèles, des échelles et des aspects à gérer qui sont très différents de ceux qui sont mis en place pour un événement social. Elles ont également des procédures internes d'approbation des budgets et des paiements, ainsi que des questions spécifiques de sécurité et d'hygiène, qui doivent être strictement respectées. Ainsi, lorsque vous travaillez avec un fournisseur ou un autre, pensez que "l'ensemble" est bien plus qu'une simple connaissance d'un DJ ou d'un membre de la famille qui s'occupe de la restauration. Tous les membres du comité doivent donner leur avis et apporter leur contribution créative, mais il faudra ensuite "passer au crible" les propositions, appliquer une vision globale et trouver un moyen de mettre le projet en pratique pour qu'il soit parfait.